Matriz de Eisenhower: Como Priorizar Tarefas, Eliminar o Desperdício de Tempo e Fazer Progresso Real na Vida

Tempo de leitura: 12 minutos

Se o seu trabalho não traz os resultados esperados, a Matriz de Eisenhower ajudará você a identificar não só a causa do problema, mas também sua solução.

Ela colocará você no rumo certo para as conquistas que você deseja e merece.

Desde já, no entanto, podemos antecipar algo: a falta de resultados na vida e no trabalho está quase sempre relacionada à dificuldade de distinguir entre o urgente e o importante.

Com a Matriz de Eisenhower, priorizar tarefas deixará de ser uma dificuldade para você. E, como resultado, esse aprendizado modificará completamente seus resultados no curto e longo prazo.

Aprender a tomar as decisões certas quanto ao foco dos seus esforços é a chave para grandes resultados. O que você faz com o seu tempo determina o que você alcança.

É hora de avaliar com cuidado suas prioridades e fazer os ajustes necessários.

Estude este artigo com calma: as lições presentes nele têm potencial para revolucionar sua vida e trabalho.

Se atualmente posso viajar pelo mundo enquanto trabalho em meu próprio negócio1, devo isso, em parte, às descobertas que fiz com o uso da Matriz de Eisenhower.

A Distinção Entre o Urgente e o Importante

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta cujo objetivo é mostrar as atividades que possuem potencial para entregar os melhores resultados.

Em outras palavras: ela nos mostra em que tarefas devemos focar para alcançarmos o sucesso que desejamos.

Seu fundamento repousa sobre uma constatação simples:

O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante. Dwight D. Eisenhower2

Vejamos uma breve distinção entre o urgente e o importante:

  • Urgente é o que requer atenção imediata. Tarefas urgentes nos colocam em modo reativo, nos deixam “na defensiva”. Devemos fazê-las porque, se não as fizermos, sentimos que seremos punidos.
  • Importante é o que colabora com a nossa missão. Tarefas importantes nos colocam em modo intencional, nos “levam adiante”. Devemos fazê-las porque são necessárias para as conquistas que desejamos.

Trata-se, sem dúvida, de uma distinção intuitiva, mas na agitação dos nossos dias é fácil nos enganarmos acreditando que toda tarefa urgente é necessariamente importante.

As consequências deste engano podem ser vistas na vida pessoal e social:

  • Na vida pessoal sofremos com o esgotamento e a estagnação. Como resultado, sentimos que apesar de agirmos muito não estamos construindo a vida que sonhamos.
  • Em um nível social nos tornamos incapazes de identificar e resolver os problemas verdadeiramente importantes de nossa sociedade.

A Matriz de Eisenhower é o instrumento que pode nos ajudar a reorientar nosso foco e direção.

Os 4 Quadrantes da Matriz de Eisenhower

A estratégia usada pela Matriz de Eisenhower consiste em classificar cada uma de nossas atividades em um dos quatro quadrantes ou categorias abaixo:

  1. Urgente e importante — Quadrante 1 (Q1)
  2. Não urgente, mas importante — Quadrante 2 (Q2)
  3. Urgente, mas não importante — Quadrante 3 (Q3)
  4. Não urgente e não importante — Quadrante 4 (Q4)

Vejamos uma representação gráfica da matriz:

Matriz de Eisenshower

Este esquema simples de categorias é eficiente tanto para planejamentos de curto prazo quanto de longo prazo. Podemos usá-lo para responder perguntas como:

  • Que tarefas devo concluir hoje?
  • No que devo focar esta semana?
  • O que devo fazer este mês?

Vamos explorar um pouco cada um dos quadrantes da matriz e tirar algumas conclusões que ajudarão você a encontrar o caminho certo para resultados extraordinários.

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Quadrante 1: Urgente e importante

Tarefas urgentes e importantes são aquelas que exigem nossa atenção imediata. Alguns exemplos comuns:

  • E-mails contendo ofertas de trabalho e oportunidades que podem ser perdidas;
  • Contratos prestes a vencer;
  • Declaração do Imposto de Renda (IR);
  • Problemas de saúde;
  • Emergências familiares;
  • Crises no ambiente de trabalho.

Algumas destas urgências podem ser muito inconvenientes, mas com um pouco de organização muitas delas podem ser resolvidas sem o estresse que geralmente acarretam.

Por exemplo: você não precisa esperar até o último dia para enviar sua Declaração de IR. É possível evitar essa urgência planejando-se para preparar sua declaração com calma alguns dias antes do término do prazo.

Do mesmo modo, algumas emergências médicas também podem ser evitadas com um check-up periódico de saúde.

Embora não seja possível eliminar completamente as tarefas urgentes e importantes, nós podemos reduzir significativamente o número delas se usarmos mais do nosso tempo nas tarefas do Quadrante 2.

Quadrante 2: Não urgente, mas importante

No Q2 encontram-se as tarefas que realmente nos aproximam de nossas metas e sonhos.

Atividades do Q2 estão ligadas ao nosso futuro, projetos de longo prazo e fortalecimento de relações.

Alguns exemplos de tarefas não urgentes, mas importantes são:

  • Avaliação do nosso Plano de Vida;
  • Planejamento e execução de projetos pessoais;
  • Estudo e leitura;
  • Oração;
  • Meditação;
  • Atividade física;
  • Avaliação e manutenção da nossa carteira de investimentos;
  • Manutenção de veículos;
  • Manutenção da casa ou apartamento;
  • Programas com a família;
  • Encontros com amigos;
  • Prática dos nossos hobbies.

As tarefas do Q2 devem ser o nosso foco principal. A maior parte do nosso tempo deve ser dedicado a elas.

Em outras palavras: os resultados extraordinários que você deseja virão apenas se você for capaz de manter um foco consistente nas tarefas do Q2.

Obstáculos ao foco nas tarefas realmente importantes

Se queremos focar nas tarefas que garantem os melhores resultados, devemos identificar os obstáculos que podem impedir este foco. Os dois principais são:

  1. Você não sabe o que é verdadeiramente importante para você. Se você não possui um Plano de Vida claro, será difícil identificar onde colocar seu foco. O mais provável é que você seja absorvido pelas urgências. Se você sente-se perdido ou confuso eu recomendo que você considere passar por um processo de coaching comigo. Posso colocar você no seu caminho para o sucesso.
  2. Você é sempre arrastado pelas urgências. Nossa tendência é sempre focar naquilo que está nos pressionando no momento. Esse é o nosso “modo padrão” de priorização de tarefas. É difícil ter motivação para trabalhar quando não existe alguma promessa de recompensa ou castigo em jogo. Livrar-se desta tendência requer força de vontade e disciplina – e essas são qualidades que não temos naturalmente e que precisam ser desenvolvidas e cultivadas.

Como as tarefas do Q2 não estão nos pressionando por sua urgência nós geralmente as adiamos dizendo “vou cuidar disso depois de finalizar estas urgências”.

E a grande tragédia é que adiamos até mesmo a tarefa de descobrir nosso propósito de vida.

Adiamos a tarefa – o dever! – de descobrir do nosso caminho de vida único e especial, aquela única coisa que nos trará a realização que buscamos.

O “cuidar disso [das tarefas do Q2] depois” é algo que nunca acontece – é uma mentira que contamos a nós mesmos. Se você está esperando um espaço na sua agenda para fazer o que realmente traz resultados saiba que você está correndo um grande risco.

Para evitar ser arrastado pelas urgências você deve viver intencionalmente, não no “modo padrão”.

As seguintes palavras estavam gravadas na lâmina de uma machado:

Viam aut inveniam aut faciam — Ou encontro uma via, ou abro uma.

Abra caminho para as tarefas importantes, mesmo que seja a machadadas.

Quadrante 3: Urgente, mas não importante

As tarefas do Q3 são aquelas que solicitam nossa atenção imediata, mas não contribuem com o nosso propósito e missão.

O mais comum é que atividades do Q3 sejam interrupções ou solicitações, tais como:

  • Telefonemas;
  • A maioria dos e-mails que recebemos;
  • A maioria das reuniões de trabalho;
  • Mensagens nas redes sociais;
  • Colegas de trabalho com alguma solicitação;
  • Interrupções de membros da família pedindo alguma ajuda.

Muitas pessoas trabalham a maior parte do tempo em tarefas do Q3 acreditando que são tarefas do Q1. Isso é especialmente comum em ambientes coletivos de trabalho, como escritórios de empresas, onde há sempre muita interrupção.

Como as tarefas do Q3 muitas vezes envolvem atender solicitações de outras pessoas, é fácil acreditarmos que tratam-se sempre de tarefas importantes.

Não estamos dizendo que estas tarefas devem ser evitadas sempre e a qualquer custo. Elas apenas não devem consumir mais tempo do que as tarefas do Q2, que são o nosso foco.

Quando falhamos em reconhecer a verdadeira importância das atividades, sentimos que, apesar de todo o nosso esforço, não estamos fazendo progresso na direção que desejamos.

E como resultado deste engano pode nascer em nós a frustração e o ressentimento em relação a outras pessoas.

Mas lidar com interrupções e solicitações é simples: você precisa apenas tornar-se mais assertivo e, com firmeza e educação, começar a dizer não mais vezes.

Leia também: 7 Erros de Produtividade Que Impedem Você de Trabalhar Melhor e Acelerar Seu Sucesso

O dever de caridade

Proteger nosso tempo é importante, mas precisamos tomar cuidado para que, ao buscarmos nosso progresso, não nos tornemos egoístas.

Nem todas as interrupções e solicitações são tarefas do Q3. Algumas delas constituem um dever de caridade.

Um ex-colega de trabalho que nos pede ajuda por não conseguir um novo emprego não pode ser rejeitado. Um desconhecido que se acidentou ou desmaiou perto de nós deve ser atendido imediatamente.

Nestes momentos toda a ordem de nossas prioridades deve ser modificada em favor do socorro que devemos prestar.

Nosso cuidado com o bom uso do tempo não pode tornar-se disfarce do nosso egoísmo.

Até aqui falamos apenas de tarefas, mas o socorro aos que sofrem é um dever, e um dever é mais do que uma tarefa.

Acreditar que tarefas do Q3 são tarefas do Q1 é uma falha aceitável, mas falhar no socorro do próximo é sempre um grande erro.

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Quadrante 4: Não urgente e não importante

Chegamos, enfim, ao Quadrante 4. E aqui não há muito a dizer: as tarefas do Q4 são distrações, divertimentos ou simplesmente inutilidades.

Alguns exemplos característicos de atividades do Q4 são:

  • Assistir TV;
  • Navegar sem propósito na internet;
  • Jogos em geral;
  • Redes sociais;
  • Conversas;
  • Festas.

Se fizermos uma avaliação sincera do uso que fazemos do nosso tempo, descobriremos que gastamos uma quantidade razoável dele em atividades do Q4.

É comum que essas atividades, depois de praticadas, nos façam pensar algo como “estou desperdiçando minha vida”.

Depois de passar horas clicando de um lado para o outro em frente ao computador, percebemos que poderíamos ter usado esse tempo para perseguir nossos grandes objetivos.

Nas pessoas conscientes da necessidade de fazer bom uso do seu tempo, as atividades do Q4 podem ser causa de tristeza e culpa.

Mas os divertimentos e distrações não precisam ser completamente eliminados.

Depois de um dia produtivo, assistir algo na TV ou navegar livremente na internet pode ser uma excelente maneira de relaxar um pouco.

Em vez de tentar eliminar completamente essas atividades, procure apenas dedicar o menor tempo possível a elas. E o mais importante: procure não se envolver com elas durante os horários mais produtivos do seu dia.

No meu caso, costumo escrever os artigos deste blog bem cedo, iniciando por volta das 05:30. Acordo, realizo minha rotina matinal e começo a trabalhar.

Depois de duas ou três horas produzindo, me permito passar algum tempo em atividades do Q4 antes de retornar às tarefas do Q2.

Leia também: Cancelar o Serviço de Internet da Minha Casa Foi a Coisa Mais Produtiva Que já Fiz

Conclusão: Como Ser Mais Produtivo Com a Matriz de Eisenhower

A capacidade de distinguir entre o urgente e o importante – e de focar no importante – é a chave para resultados extraordinários.

Se os resultados dos seus esforços não têm sido satisfatórios, certamente o problema encontra-se na falta de foco nas atividades certas.

Desafio você a aplicar a Matriz de Eisenhower para fazer uma avaliação completa do uso do seu tempo. Para cada atividade, faça-se a seguinte pergunta:

Isso é realmente importante ou apenas urgente? Em que quadrante encontra-se essa tarefa?

O foco nas tarefas do Q2 não trará apenas melhores resultados, mas fará você sentir-se mais calmo, no controle e satisfeito consigo mesmo. Você estará fazendo progresso real e não apenas se ocupando.

Focando em tarefas do Q2, você irá:

  1. Prevenir ou eliminar as crises e problemas do Q1;
  2. Lidar melhor com as interrupções e solicitações do Q3;
  3. Aproveitar sem culpa as distrações e divertimentos do Q4.

Ao priorizar as atividades do Q2 você estará vivendo intencionalmente e orientado ao seu propósito. É isso o que você deseja, não é?

Concentre-se nas tarefas que realmente importam. O que você faz com o seu tempo determina o que você alcança no curto e no longo prazo.

Desejo o melhor para sua vida.

Notas de rodapé

  1. Enquanto escrevo a primeira versão deste artigo, em novembro de 2019, estou vivendo em Bangkok, Tailândia.
  2. Dwight David Eisenhower (1890 — 1969) foi o 34º Presidente dos Estados Unidos da América. Teve dois mandatos como presidente e governou entre os anos de 1953 e 1961. Foi também general do Exército Americano e serviu durante a Segunda Guerra Mundial como o Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa. Em 1951, ele se tornou o primeiro comandante supremo da OTAN. Antes de entrar na corrida presidencial, em 1952, foi Chefe do Estado-Maior do Presidente Harry S. Truman (1884 — 1972).