7 erros de produtividade que impedem você de trabalhar melhor e acelerar o seu sucesso

Trabalhar bem é uma arte. E das mais difíceis.

Há tanta distração, tantas interrupções, tanta indisciplina…

Ao mesmo tempo, sabemos que os nossos maiores sonhos dependem diretamente da nossa capacidade de cumprir bem nossas atividades.

Em outras palavras: corremos o risco de não realizar nossas maiores aspirações na vida se não formos capazes de vencer todos os obstáculos que nos impedem de trabalhar bem.

Isso preocupa você? Também me preocupa.

E exatamente por isso eu tomei a decisão de escrever este artigo.

Nele vou identificar e descrever alguns dos maiores erros que cometemos quando tentamos trabalhar para a realização dos nossos projetos de vida.

São erros que eu mesmo cometi por muitos anos e que muitos dos meus alunos e clientes em coaching ainda cometem.

Tenho centenas de horas de experiência observando e corrigindo esses erros e quero transmitir para você o que pude aprender.

Este artigo pode significar um ponto de virada na sua vida. Leia com toda atenção e reflita sobre cada ponto.

Também darei sugestões práticas sobre como combater esses erros e vencê-los. O sucesso dependerá do seu empenho.

Que tal começarmos? Concentre-se na leitura e vamos em frente, temos muitas correções a serem feitas.

Erro #1: Você sobrecarrega sua lista de tarefas

Embora o hábito de manter uma lista atualizada de tarefas seja algo excelente, nem tudo precisa ser colocado nela.

David Allen, o criador do método Getting Things Done (GTD) e autor do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, nos recomenda usar uma regra simples para melhorar a nossa produtividade imediatamente: a Regra dos 2 Minutos.

Ela nos diz o seguinte:

Se uma tarefa precisa de menos de 2 minutos para ser feita, nós devemos fazê-la imediatamente, não importa o tipo de tarefa.

Essa pequena regra nos permite realizar um bom número de tarefas no momento em que elas aparecem em nossas mentes.

Há algumas vantagens em seguir a Regra dos 2 Minutos:

  • Nossas listas de tarefas ficam mais enxutas;
  • Nos tornamos mais ativos e dinâmicos, o que torna tudo mais divertido;
  • Muitas tarefas passam a ser executadas no momento em que elas aparecem em nossas mentes.

O “problema” com as tarefas pequenas é que elas costumam permanecer em nossas listas por bastante tempo, visto que estamos sempre ocupados com atividades mais complexas e emergenciais.

A Regra dos 2 Minutos resolve esse problema. Use a abuse dela.

A partir de hoje faça o seguinte propósito: se algo leva menos de 2 minutos para ser concluído, faça-o imediatamente.

Erro #2: Você não respeita a tarefa que tem em mãos

Se você está tentando concluir um projeto ou tarefa da sua lista de pendências, você precisa dar a ele a atenção necessária.

Parece óbvio, não? Mas não é isso o que geralmente acontece.

A maioria das pessoas está constantemente pulando de atividade em atividade sem concluir nenhuma delas.

É assim com você? Então saiba que é impossível ser produtivo agindo assim.

Cada tarefa – pequena ou grande, simples ou complexa, chata ou divertida – merece todo o nosso empenho, amor e atenção.

É como disse um filósofo francês do qual sou grande admirador:

O trabalho mais humilde exige todas as nossas forças, todo o nosso gênio e toda a nossa razão. Louis Lavelle

Só assim é possível ser produtivo.

Se você está tentando escrever um e-mail importante e lhe faltam as palavras certas, não será indo ao Facebook que as palavras virão.

Essas distrações apenas fragmentam sua mente e deterioram sua capacidade de concentração.

Em vez de “fugir” para uma distração qualquer, experimente buscar um estado de relaxamento.

Feche os olhos e respire fundo por 1 ou 2 minutos, depois abra os olhos e volte a aplicar todo o seu espírito à realização da tarefa que tem em mãos.

É na paz que os nossos melhores processos criativos acontecem.

A paz é o segredo da produtividade, o ansioso anda em círculos.

Para aprender um método de trabalho que pode revolucionar seus projetos de vida, estude o meu guia sobre como trabalhar com incrível eficiência.

Esse é o método que eu pratico e ensino aos que passam por meus treinamentos e programas de coaching. Experimente e veja a “mágica” acontecer. 😉

Erro #3: Você não pratica a Atenção Plena (Mindfulness)

Você acredita que está – neste exato momento! – “afinado” com a sua mente?

Você está – neste exato momento! – livre de pensamentos vagos, preocupações e ansiedade? Está 100% focado em ler e aprender as lições deste texto?

A capacidade de dispor plenamente da própria atenção e ser capaz de aplicá-la à atividade de cada momento não é apenas fundamental para produzir bem: é fundamental para viver bem.

Chamamos isso de Atenção PlenaMindfulness, em inglês.

Sem essa capacidade de foco a vida se converte em uma existência ansiosa e angustiada.

É péssimo viver assim, incapaz de determinar conscientemente o que receberá a nossa atenção em cada momento.

O imperador romano Marco Aurélio (26 de abril de 121 – 17 de março de 180), escreveu em seu célebre livro Meditações, o seguinte:

Em todas as horas, preocupa-te resolutamente em fazer o que tens nas mãos com pontual gravidade, com amor, liberdade e justiça, e procura libertar-te de todas as demais distrações. E conseguirás teu propósito se executas cada ação como se fosse a última da tua vida, desprovida de toda irreflexão, de toda aversão apaixonada que tenha te afastado do domínio da razão.

Mas como adquirir essa Atenção Plena?

Aqui vão as instruções mais simples que posso dar para ajudar você:

  1. Pare todas as suas atividades;
  2. Feche os olhos;
  3. Respire fundo e calmamente, concentrando sua atenção no ar que entra e sai pelas suas narinas.

Um minuto praticando essas instruções pode fazer maravilhas por você. Trata-se de uma breve meditação para desacelerar os pensamentos.

Eu costumo fazer isso diversas vezes ao longo de um dia de trabalho.

O objetivo é me interiorizar e buscar um estado de calma que me permita trabalhar numa tarefa sem nenhuma agitação mental ou física.

Lembre-se: a paz é o segredo da produtividade. É na paz que nosso potencial criativo atinge seu ápice.

Erro #4: Você não realiza “fornadas de tarefas”

Alcançar um estado de foco é algo difícil para muitos de nós, mas quando o alcançamos queremos tirar máximo proveito dele, certo?

É por isso que precisamos realizar “fornadas de tarefas”.

Deixe-me explicar o que isso significa…

Para cada tipo de tarefa que realizamos, certas áreas do nosso cérebro são ativadas.

Essas áreas geralmente precisam de algum tempo – algo entre 10 e 15 minutos – para vencer eventuais bloqueios mentais e alcançar um estado de foco.

Assim que começamos, por exemplo, a responder e-mails e alcançamos um estado de foco nessa atividade, devemos aproveitar o momento para responder o máximo de e-mails que pudermos.

Devemos realizar uma fornada de tarefas ligadas aos nossos e-mails – responder, enviar, arquivar, deletar mensagens.

Se mudamos constantemente de tarefas, será mais difícil alcançar um estado de foco e ficaremos então mais suscetíveis aos “encantos” das distrações.

O resultado disso é que teremos, ao final de um dia de trabalho, várias tarefas incompletas e poucas – ou nenhuma! – concluídas. Isso é muito frustrante!

Por que não realizar um bom número de tarefas relacionadas aos nossos e-mails – ou aos nossos telefonemas, leituras etc. – e só então passarmos para outros tipos de atividades?

Essa simples estratégia pode revolucionar a sua capacidade de trabalho.

Considero que essa seja uma das mais efetivas técnicas de produtividade que já aprendi. Experimente e tire suas próprias conclusões. 😉

Erro #5: Você não pratica atividades físicas

Atividade física é algo crucial para uma boa produtividade. Sem ela nos tornamos menos dispostos do que poderíamos ser.

Através da atividade física renovamos regularmente o sangue que circula em nosso corpo e mente, oxigenando toda a nossa máquina.

Sem essa constante renovação, nossas capacidades de concentração e resolução de problemas tornam-se menos eficientes.

Não é necessário nada muito complexo. Você pode começar com uma leve e agradável caminhada nas suas manhãs ou noites.

Gênios super produtivos tinham ou têm o hábito de fazer caminhadas, entre eles o compositor Beethoven e o escritor Stephen King.

No entanto, se você não pratica nenhuma modalidade esportiva, eu recomendo que faça isso.

Começar a praticar Triathlon alguns anos atrás foi algo que transformou minha vida para melhor: me fez mais disposto, saudável, motivado e produtivo.

A vida é muito mais divertida com ação e movimento. Não nascemos para a inércia e a preguiça.

Erro #6: Suas pausas não são estratégicas

Não fazer pausas é péssimo para sua produtividade, mas fazer pausas demais também.

As pausas devem ser estratégicas.

O segredo está em descobrir o ponto de equilíbrio entre o trabalho focado e o descanso que renova as energias.

Isso requer sabedoria e auto-conhecimento.

É preciso saber alcançar o “estado de foco” que nos permita realizar “fornadas de tarefas”, mas é igualmente importante saber quando – e como – descansar.

O descanso algumas vezes é silêncio, imobilidade, meditação; mas outras vezes é apenas ocupar-se com tarefas menos exigentes.

Nosso foco e nossa capacidade de resolver problemas são como o combustível de um veículo. Sempre que trabalhamos, estamos consumindo esse combustível.

As pequenas pausas evitam que cheguemos ao ponto de trabalha com o “tanque vazio”.

Se você deseja ser produtivo ao longo de todo o dia, terá que aprender a inserir pausas inteligentes no seu trabalho.

Para algumas idéias simples de como fazer isso, leia esse artigo. 😉

Erro #7: Você acredita que há um método perfeito, uma “pílula mágica”

É ótimo aprender os “segredos da produtividade” com estudiosos e profissionais experientes, mas isso pode ser inútil se você não fizer as adaptações necessárias ao seu estilo de vida e personalidade.

Produtividade é sobre auto-conhecimento.

As técnicas estão circulando por aí – e muitas delas são maravilhosas! –, mas é preciso avaliar quais delas “casam” com suas inclinações e tendências.

A verdade é que não há “pílula mágica” quando falamos em produtividade.

Para se sair bem no meio disso tudo você precisa identificar as técnicas que funcionam para você e, a partir delas, criar o seu próprio sistema de trabalho, sua própria “caixa de ferramentas”.

Procurar um modelo fechado e acabado não irá funcionar. Eu levei muitos anos para aprender isso e não desejo que você passe pelos mesmos problemas que tive.

E você, conseguiu identificar os erros que está cometendo no seu trabalho?

Espero que essa lista de erros tenha ajudado você a identificar os pontos fracos do seu estilo de trabalho.

Tomar consciência das nossas deficiências é sempre o primeiro passo para iniciar um processo de aprimoramento.

Vá em frente, faça os ajustes necessários e comemore cada pequeno avanço. Estou torcendo por você! 😀

Para terminar, deixe um comentário abaixo com suas dúvidas, críticas ou sugestões. Eu respondo todos os comentários que recebo. 🙂

E não deixe de compartilhar este artigo com seus amigos usando os botões acima. O seu compartilhamento pode ajudar muitas pessoas.

Um grande abraço e até o próximo artigo!

Desejo o melhor para sua vida.

  • Igor Hohn Melotto

    Meditação é o que falta pra mim! Valeu, André!

    • Fala, Igor. Lembrei agora da história de um guru indiano que visitou a Malásia e, no evento em que falou, um espectador lhe perguntou: “Se os seus ensinamentos pudessem ser resumidos em apenas uma frase em malaio, que frase seria essa?”.

      O guru, que não falava malaio, lembrou então que no caminho para o local do evento ele havia perguntado ao motorista o significado de uma expressão que estava escrita em várias placas de trânsito e o motorista havia respondido dizendo que o significado era “Diminua a velocidade”.

      Ele então a respondeu a pergunta dizendo: “Kurangkan laju” – “Diminua a velocidade”.

      O que falta para a maioria de nós é diminuir a velocidade, fazer menos coisas e viver de maneira menos ansiosa. E a meditação é, sem dúvida, um ótimo instrumento para isso.

      Um abraço!

  • Cristian Luís Litwin

    Exscelente texto..vou me inspirar nele.

    André, vc separa quanto temo do seu dia para a atividade digital?

    • Bom dia, Cristian. Bom ver que gostou do artigo. Faça bom proveito!

      Eu não separo nenhum tempo específico para minhas atividades digitais, mas procuro seguir uma regra simples: procuro sentar em frente ao computador ou usar a Internet em dispositivos móveis apenas quando souber exatamente o que irei fazer. Em resumo: eu me esforço ao máximo para não usar a Internet sem um propósito bem definido.

      Se não irei cumprir nenhuma atividade importante na Internet, prefiro sair para caminhar, estudar, ler, tomar um café ou me exercitar. Eu falei sobre o assunto nesse artigo, dá uma lida: http://www.valongueiro.com/internet-com-consciencia/

      Um abraço e obrigado pela troca de idéia. Qualquer coisa volte a escrever, estou aqui para ajudar.

  • Martha Moça

    Ótimo artigo, como sempre! É batata indentificar os erros… vamos ver se dessa vez consigo colocar em prática… Abraços!

    • Consegue sim, Martha. Minha dica é que, nesse primeiro momento, você procure trabalhar na melhoria de apenas uma deficiência. Corrigir apenas um dos seus erros certamente já vai impulsionar legal a sua produtividade. Mas é preciso fazer isso com calma e em paz, sem cobranças pesadas e sem culpa.

      Estou na torcida!

      • Martha Moça

        Eu escrevi em algum dos outros artigos que vou tentar diminuir minha ansiedade e meditar nos intervalos. Se eu conseguir fazer isso, creio que meu rendimento vai melhorar MUITO! Obrigada mais uma vez!

        • Eu concordo com você, Martha. A meditação é, sem dúvida, uma prática fantástica para combater a ansiedade. Se você puder adicionar aos seus dias um ou dois pequenos períodos de alguns minutos de meditação você certamente vai se sentir muito melhor.

          Eu faço pequenas meditações várias vezes ao dia, geralmente quando percebo que estou agitado demais e preciso me acalmar para voltar ao trabalho com mais paciência e concentração.

          Dê uma assistida neste simpático vídeo, é a maneira mais simples de começar que pude encontrar: https://youtu.be/IPrOlrYHsoQ

          Boa sorte! 😉

  • Geziane Woitkiv

    André seus artigos são excelentes tenho acompanhado seu trabalho através do mude.nu, e acabei conhecendo seu blog, sempre leio os artigos, vi diversos videos e leio os livros que tenho recebido. Atualmente estou na concepção do meu Plano de voo…a muito tempo procurei por algo assim…algo que me ajudasse de fato, que fosse simples, porém assertivo…muitas coisas já estão entrando nos eixos…as palavras realmente mudam as pessoas. Estou sentindo dificuldade em uma área da minha vida, que é com relação a faculdade. Me considero uma pessoa esforçada, tento dar meu máximo, gosto de coisas bem feitas, porém, me vejo muitas vezes como em um artigo seu que li, apagando incêndios…pois vou deixando para última hora, principalmente o que tenho mais dificuldade. Gostaria de sugerir algum artigo relacionado aos estudos, ou algo do gênero. talvez vc até já tenha escrito mas não encontrei. Eu agradeceria muito se tivesse algo nesse sentido, acredito que muitas pessoas devem passar por essa situação também.

    • Olá, Geziane. Tudo bem? 🙂

      Olha, estou começando a trabalhar em uma nova série de artigos para o blog e o tema estudo é um que certamente irá aparecer por aqui. Eu adoro estudar e sempre gostei de estudar sobre como estudar. Tenho algumas coisas para ensinar e quero publicá-las por aqui.

      Um abraço e muito obrigado pela participação!

  • Sérgio de Oliveira

    Valongueiro, como sempre, artigo muito bom. Todos esses erros eram praticados por mim, e agora vou saná-los. Fantástica a “regra dos dois minutos”, ela faz muito sentido pra mim, comecei a praticá-la no momento que estava lendo este artigo, além de cumprir uma tarefa ela dá uma sensação bacana, quero mais disso!!! Valeu André, forte abraço e obrigado pela inestimável ajuda!!!

    • Fala, Sérgio. Muito obrigado, meu velho! 🙂

      A “Regra dos 2 Minutos” é uma das mais simples e eficientes técnicas de produtividade existentes. O benefício é realmente imediato. Eu sei exatamente que boa sensação é essa que você está sentindo agora.

      Um grande abraço!

  • Tati

    André. Você não imagina o quanto está me ajudando.
    Muito obrigada!

    • Não imagino mesmo, Tati, mas espero que eu esteja ajudando muito! 😉